KPI چیست؟ شاخص کلیدی عملکرد و نحوه تعیین آن

هر کسب و کار، تیم، و فرد بسته به حوزه فعالیت خود، اهدافی را دارد که باید به آن ها برسد. KPI یا Key Performance Indicator به معنای شاخص کلیدی عملکرد است و یک معیار برای اندازه گیری موفقیت یک سازمان یا تیم در رسیدن به اهداف خود می باشد. این شاخص می تواند میزان عملکرد و موفقیت تمام اعضا را سنجیده و کیفیت فعالیت آن ها اندازه گیری کند. دانستن این که در کجای مسیر رسیدن به اهداف خود قرار داشته و چه قدر دیگر با آن ها فاصله دارید به شما کمک می کند تا برای این مسیر برنامه ریزی کنید. KPI مانند این است که از GPS استفاده کنید. لوکیشن (هدف) خود را وارد می کنید و به شما می گوید که چه قدر دیگه به آن رسیده و در حال حاضر کجای مسیر هستید.

شاخص کلیدی عملکرد باعث بهبود استراتژی و رشد، بررسی تاثیر عملکرد و افزایش کیفیت تصمیم گیری، و تمرکز بر گرفتن تصمیم های بهتر و انتخاب اهداف مناسب تر می شود. تعیین این اهداف باعث می شود تا مسیر مناسبی را برای رسیدن به آن ها انتخاب کرده و در این مسیر پیش بروید. KPI همچنین کیفیت عملکرد اعضای تیم و تقابل آن ها با یکدیگر را بالا برده و به آن ها کمک می کند تا در راستای رسیدن به یک هدف تلاش کنند.

انواع KPI

KPI ها انواع مختلفی دارند. برخی از آن ها برای بررسی عملکرد ماهیانه یک تیم، برخی برای بررسی عملکرد یک فرد، برخی برای اهداف کوتاه مدت، و برخی برای بررسی اهداف بلند مدت تمام سازمان هستند. وجه اشتراک تمام این شاخص های کلیدی عملکرد این است که وابسته به اهداف تعیین شده می باشند.

به طور کلی، KPI ها به 4 دسته زیر تقسیم می شوند:

استراتژیک: این نوع از KPI ها برای بررسی عملکرد سازمانی بوده و اهداف آن را دنبال می کنند. مدیران هر سازمان از این فاکتور برای بررسی وضعیت عملکرد تمام بخش ها سازمان و اهداف آن، مانند میزان درآمد، فروش، و موجودی محصولات استفاده می نمایند.

اجرایی: همانطور که از اسم آن پیداست، این شاخص میزان کیفیت عملکرد را در بازه زمانی های کوتاه تر می سنجد. این موارد می تواند شامل فروش ماهانه یا هفتگی باشد.

عملکردی: برخی از KPI ها برای بخش های جدا و مهم یک سازمان، مانند بخش های مالی و IT، تعریف می شوند. این شاخص ها می توانند در دسته بندی های KPI های استراتژیک و اجرایی نیز قرار بگیرند.

Leading و Lagging: ترکیب این دو شاخص می تواند در تعیین یک استراتژی و عوامل مهم به سازمان ها کمک کند، چرا که شاخص های Lagging تمام مسیر طی شده و فعالیت های انجام شده را نشان داده و بررسی کرده، و Leading نتایج پیش رو را پیش بینی می کند.

چگونه یک KPI برای کسب و کار خود تعیین کنیم؟

تعیین شاخص عملکرد کلیدی برای کسب و کار خود می تواند به افزایش کیفیت عملکرد تیم و رشد شما کمک کند. این در صورتی است که KPI مشخص شده به درستی تنظیم شده باشد. تعداد این شاخص ها دست خود شما بوده و اصولا معیار خاصی برای این که سازمان شما به چند KPI نیاز دارد وجود ندارد. هر شاخص کلیدی عملکردی که شما را به اهدافتان برساند، برای تیم شما مناسب است.

برای تعیین یک KPI مناسب، گام های زیر را طی کنید:

تعیین اهداف

پیش از هر قدم دیگری، باید اهداف مورد نظر خود را تعیین کنید تا بتوانید یک KPI برای آن مشخص کنید. برای این کار، سوال های زیر را از خود بپرسید:

دنبال چه اهدافی هستید؟

این اهداف چه اهمیتی دارند؟

چه ارزشی را به سازمان یا تیم شما اضافه می کنند؟

چرا به این اهداف نیاز دارید؟

تعیین تارگت

پس از تعیین هدف، برای آن ها تارگت در نظر بگیرید. به عنوان مثال، ممکن است هدف شما افزایش فروش سایت باشد. در این حالت، چه میزان فروشی مورد نظر شما است؟ چه درآمدی باید از سایت کسب کنید که به شما بگوید به هدف خود رسیده اید؟

تعیین معیار اندازه گیری KPI تعیین شده

مهم ترین فاکتور یک KPI، قابل اندازه گیری بودن معیار آن است. معیارهای مختلفی را می توان برای KPI های گوناگون تعیین کرد، مانند درصد، نرخ، نسبت، و میانگین.

در این مرحله باید تصمیم بگیرید که چه معیاری را می خواهید برای KPI خود تعریف کنید تا بتوانید در پایان کار، آن را بر اساس معیار تعریف شده بسنجید.

تعیین مسیر

حال باید برای اهداف تعیین شده، یک مسیر و استراتژی تعیین کنید. این کار به شما کمک می کند تا بتوانید مسیر رسیدن به هدف خود را پیگیری کرده و در هر نقطه از این مسیر، میزان پیشرفت KPI خود را بسنجید.

تعیین مسئول

در نهایت، باید برای اهداف تعیین کرده، یک مسئول انتخاب کنید. این مسئول می تواند، یک تیم، و حتی یک بخش کامل از سازمان باشد. تعیین مسئول نظم کار را بالا برده و باعث می شود که در صورت نیاز، بتوانید شاخص کلیدی عملکرد مسئول را نیز بسنجید.

شاخص تعیین شده باید SMART باشد

SMART یک معیار کیفیتی در تعیین KPI است که رعایت کرد فاکتورهای آن می تواند کیفیت شاخص تعیین شده را بالا برده و آن را دقیق تر نماید. SMART مخفف عبارت های زیر است:

Specific: به معنای مشخص و دقیق، که بیان می کند که شاخص تعیین شده باید واضح و مشخص باشد.

Measurable: قابل اندازه گیری. اگر KPI تعیین شده قابل اندازه گیری نباشد، نمی توان میزان موفقیت و پیشرفت آن را سنجید.

Attainable: قابل دستیابی. اهداف و معیارهای تعیین شده باید قابل دستیابی باشند. به عنوان مثال، نمی توانید در صورت عدم موجودی یک کالا، هدف فروش بالای آن را تعیین نمایید.

Rational: منطقی و واقع بینانه. بازه زمانی و فاکتورهای تعیین شده باید منطقی باشند. اگر به عنوان مثال صاحب یک سایت فروشگاهی هستید که ماهانه 50 فروش دارد، نمی توانید انتظار داشته باشید که در عرض یک ماه آن را به 1000 عدد برسانید.

Time-bound: مبتنی بر زمان. به این معنا است که باید بازه زمانی را برای رسیدن به اهداف خود در نظر بگیرید تا بتوانید در آخر کار KPI آن را بسنجید.

جمع بندی

KPI یا شاخص کلیدی عملکرد، یکی از مهم ترین معیارها در سازمان ها است. نحوه تعیین و استفاده از این شاخص ممکن است سخت و پیچیده به نظر برسد، اما زمانی که شروع به استفاده از آن کنید، متوجه سادگی آن می شوید. اگر تا به حال از یک KPI برای شرکت یا سازمان خود استفاده نکرده اید، بهتر است از شاخص های کوچک شروع کرده، و یا از یک متخصص کمک بگیرید.