آنالیز SWOT چیست و چطور در یک سازمان اجرا می شود؟

برای پیاده سازی یک کسب و کار موفق، باید به صورت مداوم فرایندها را تجزیه و تحلیل کرد و اطمینان پیدا نمود که عملیات پیاده سازی، برای چنین کسب و کاری، کارآمد و مفید است. با وجود روش های متعددی برای دستیابی به چنین موفقیتی، استفاده از آنالیز سوات (SWOT Analysis) یکی از بهترین آن ها به حساب می آید. تجزیه و تحلیل SWOT، یک فرایند برنامه ریزی بوده که جهت غلبه بر چالش های یک شرکت و مشخص نمودن موارد جدیدی است که باید آن ها را  دنبال نمود.

در واقع هدف  بنیانگذاری از تحلیل سوات، کمک به سازمان ها جهت  آگاهی از عواملی بوده که ممکن است در تصمیم گیری های یک کسب و کار در هر شرایطی دخالت نمایند. آلبرت هامفری در دهه ۱۹۶۰، مطالعات فراوانی به دلیل عدم موفقیت در برنامه ریزی های شرکت  انجام داد و اس،دبلیو،اُ، تی را بنا کرد. امروزه SWOT، به عنوان یک ابزار قدرتمند برای رشد و شروع کسب و کارها، معرفی میشود.

آنالیز SWOT، بر اساس ۴ رکن اصلی انجام می شود که برای تمامی کسب و کارها و حتی تجارت های کوچک و تازه کار هم مفید است. به گفته بونی تیلور( Bonnie Taylor)، غیر ممکن است که سازمانی بدون بررسی اولیه از کسب و کار خود و همچنین بدون در نظر گرفتن عوامل درونی و بیرونی، به ایجاد یک تجارت موفق بپردازد.

آنالیز سوات (SWOT ANALYSIS) چیست؟

تجزیه و تحلیل سوات، یک تکنیک و روشی بوده است  که برای تعیین و تعریف نقاط قوت، نقاط ضعف، فرصت و تهدیدها مورد استفاده قرار میگیرد.

SWOT Analysis، می تواند بر کل یک شرکت یا سازمان یا حتی برای پروژه های فردی در بخشی واحد، اعمال شود. اما نکته مهمی که باید درباره این روش گفته شود این است که برای پی بردن به کارآمد بودن  آنالیز سوات، بهتر است که در سطح یک سازمان استفاده شود تا از آن طریق بتوان تمامی مسیرهایی که باعث رشد و شکست آن تجارت می شود را ارزیابی نمود. با این حال، بسیاری از سازمان ها یا افراد از swot، برای کارهایی چون کمپین بازاریابی آنلاین، پروژه های کوچک و… استفاده می کنند.

حال برای پیاده سازی تحلیل سوات، باید به سوالاتی چون چه کسی، با چه روشی و چه زمانی پاسخ داد که در ادامه به آن ها می پردازیم.

چه کسی باید به تحلیل سوات بپردازد؟

برای پیاده سازی و کسب موفقیت در swot analysis، باید بنیانگذاران و رهبران شرکت در آن دخیل باشند و وظیفه ای نیست که بتوان بر عهده دیگران واگذار نمود، اما این بدان معنا نیست که رهبران شرکت، باید خودشان تمامی کارها را به تنهایی انجام دهند. برای گرفتن بهترین نتیجه، شما باید افرادی را که در جنبه های محختلف در شرکت می توانند به شما کمک نمایند، مانند افرادی که در بخش های فروش، بازاریابی، خدمات به مشتریان و توسعه محصول و غیره را جمع نمایید و همه این افراد باید جایی در شرکت برای موفقیت بیشتر داشته باشند. عموما بسیاری از شرکت های خلاقانه برای پیشرفت رده های داخلی خود و رسیدن به موفقیت  به هنگام اجرای آنالیز سوات، از نظرات و صدای مشتریان هم استفاده می کنند.

اگر از جمله افرادی هستید که تازه یک کسب و کار جدیدی را بنا کرده اید، آنالیز swot می تواند به پیشبرد شما کمک فراوانی نماید. حتما برای شروع کار، از افرادی که در حیطه بازاریابی و فروش، حسابداری و.. اطلاع دارند، استفاده نمایید و از تجربیات آن ها برای دست یافتن به موفقیت استفاده نمایید. مشاغل موجود هم می توانند با استفاده از تجزیه و تحلیل SWOT، نه تنها وضعیت خود را ارزیابی نمایند، بلکه می توانند با استفاده از استراتژی به پیشبرد شرکت کمک کنند. اما نکته ای که باید توجه داشته باشید این است که اوضاع مدام در حال تغییر بوده و هر ۶ ماه یا ۱۲ ماه یکبار، باید این استراتژی تغییر کند. استفاده از swot analysis، برای استارتاپ ها حکم یک سپر را داشته که با آن بتوانند بر همه مشکلات، فائق آیند.

آنالیز swot به چه روشی باید انجام شود؟ 

همانطور که در قسمت قبل توضیح دادیم، شما باید تیمی برای پیاده سازی تجزیه و تحلیل سوات جمع آوری نمایید و برای جلسات روزانه هم نیاز نیست بیشتر از ۱ تا ۲ ساعت وقت بگذارید.  مدیران هر بخش را برای این جلسه انتخاب کنید. تحلیل swot، باید به صورت طوفان مغزی یا همان brainstorming انجام شود و تمامی نظرات چه درست و چه غلط، در این جلسه مطرح شوند. برای رسیدن به موفقیت، بهتر است که نظرات بر روی کاغذهای یادداشت نوشته شود و در جایی که امکان دیده شدن است، چسبانده شود. استفاده از نظرات دیگران، حتی مشتریان، به پیشرفت شرکت و پیاده سازی swot، کمک شایانی نیز می کند. بعد از چسباندن تمامی ایده ها بعد از ۱۰ دقیقه طوفان مغزی، ایده هایی که به یکدیگر نزدیک بوده اند را کنار هم بگذارید و مجددا از افراد بخواهید نظرات دیگری را به این ایده ها اضافه نمایند. بعد از اتمام کار، نوبت به امتیاز دادن به این ایده ها می رسد. بهتر است که برای هر ایده، حداقل ۱۰ رای گردآوری نمایید و برای تشخیص بهترین ایده،  آن ها را روی کاغذهای رنگی بنویسید. بعد از دادن رای، حالا باید اولویت این ایده ها را مشخص نمود. البته لیست نهایی از ایده های برتر، نیاز به تصمیم گیری نهایی برای پیاده سازی دارد که باید خود مدیرعامل، تصمیم نهایی را بگیرد. به هنگام تصمیم گیری درباره بهترین ایده، باید ۴ رکن اصلی در swot analysis، مانند نقاط قوت، نقاط ضعف، فرصت ها و تهدیدها را هم در نظر گرفت..

چه زمانی باید تحلیل swot را اجرا کنیم؟

بهترین زمان استفاده از آنالیز swot، قبل از شروع هر فعالیتی در یک شرکت است. فرقی هم نمی کند که این فعالیت سیاستهای داخلی، ابتکارات جدید و غیره باشد. گاهی اوقات، عاقلانه به نظر می رسد که با استفاده از تجزیه و تحلیل سوات، تمامی زمینه های تجاری خود را بررسی نمایید که همین امر باعث پیشرفت تجارت میتواند باشد. آنالیز کردن می تواند به شما مناطق کلیدی که در سازمان نیاز به بهینه کردن دارد و یا نیاز به تنظیمات مجدد عملیات دارد را  نشان دهد.

با استفاده از swot analysis، می توانید یک تصویر درست از تجارت خود داشته باشید. با استفاده از این آنالیز میتوان تمامی نقاط قوت و ضعف به همراه تهدید ها و فرصت ها را پیدا نمود، فقط برای رسیدن به تمامی آن ها نیاز به زمان و اجرای یک استراتژی درست می باشد. همانطور که در بالا هم اشاره شد، مدیرعامل باید به همراه تیم اجرایی به آنالیز swot شرکت بپردازد. داشتن دانش جمعی و مطرح کردن ایده ها می تواند به این تجزیه و تحلیل کمک نماید.

ویژگی های swot analysis

تجزیه swot، بر چهار رکن اصلی متمرکز بوده و به شرکت ها اجازه می دهد که نیروهای موثر بر استراتژی، اقدام و ابتکار عمل را شناسایی نمایند. کشف عناصر مثبت و منفی می تواند به شرکت ها در پیدا کردن چه بخشی از این طرح  که نیاز به سازماندهی دارد، کمک کند. هنگام تهیه و ایجاد SWOT ANALYSIS، افراد باید یک جدول ۴ ستونه تهیه نمایند تا بتوانند راحت تر آن ها رابا یکدیگر مقایسه نمایند. نقاط قوت و ضعف ها به صورت معمول با فرصت های لیست شده و تهدیدهای کلامی مطابقت ندارد.گرچه آنها باید ارتباط داشته باشند ، زیرا در نهایت با یکدیگر گره خورده اند.

طبق گفته Billy Bauer (مدیرعامل چرم Royce)، تهدیدهای خارجی با ضعف های داخلی می تواند خطرناک ترین و جدی ترین تهدید برای یک شرکت باشد.

بررسی فرایند swot analysis

همانطور که در بالا اشاره شد، swot از ۴ عنصر به نام های Strengths، Weaknesses، Opportunities و Threats تشکیل شده است. اما برای اینکه بدانید معنی هر کدام از رکن ها چه بوده است، با ویکی دمی همراه باشید.

Strengths یا نقاط قوت

اولین عنصر از ماتریس swot، نقاط قوت می باشد. همانطور که خودتان هم حدس زده اید، این عنصر به کارهایی اشاره می کند که شرکت یا پروژه به خوبی در آن عمل کرده است، مانند معروف بودن برند یا تولید محصولی با کیفیت و پر فروش و… حتی این عنصر می تواند به افراد سازمان برگردد مانند رهبری قوی یا تیم مهندسی یا اجرایی فوق العاده.

Weaknesses یا نقاط ضعف

بعد از آشنایی با نقاط قوت خود، حالا نوبت به دانستن نقاط ضعف خود می باشد. مثلا، چه عواملی باعث به عقب افتادن شرکت یا پروژه می شود؟ این عنصر می تواند شامل چالش هایی مانند کمبود افراد ماهر و محدودیت های مالی یا بودجه باشد. این عنصر در swot analysis  همچنان به weaknesses در ارتباط با دیگر شرکت های مرتبط با صنعت شما اشاره دارد.

Opportunities یا فرصت ها

مرحله سوم مربوط به فرصت ها است. Opportunities، از عوامل خارجی نشات گرفته و به یک سازمان می تواند مزیت رقابتی بدهد. برای مثال، اگر یک کشوری تعرفه های خود را کاهش دهد، یک تولید کننده ماشین می تواند تمامی ماشین های خود را  وارد بازار کند که باعث افزایش فروش و بازاریابی نیز می شود.

• آیا بازار شما رو به رشد است و آیا روندهایی وجود دارد که بتواند مردم را ترغیب به خرید کند؟
• آیا رویدادهایی برای آینده برنامه ریزی کرده اید که بتواند به رشد کسب و کار شما کمک کند؟
• آیا تغییرات آتی می تواند تاثیرات مثبت بر روی سازمان شما بگذارد؟
• آیا کسب و کار شما موفق بوده است، بطوریکه مشتریان مدام به شما فکر کنند؟

تمامی این موارد را می توان به عنوان یک فرصت در نظر بگیرید، به صورت خلاصه، این عنصر از آنالیز SWOT میتواند تمامی چیزهایی که باعث فروش بیشتر و رشد سازمان شما می شود یا رسالت سازمان را توسعه می دهد را تحت پوشش خود قرار دهد.

Threats یا تهدیدها

آخرین عنصر مورد بررسی در تجزیه و تحلیل SWOT، تهدیدها می باشد. هر چیزی که رشد و موفقیت سازمان را به خطر می اندازد، می تواند به عنوان یک تهدید بزرگ برای سازمان و کسب و کار شما به حساب آید. آیا تا به حال به موارد زیر فکر کرده اید:

• آیا رقبای بالقوه شما می توانند وارد بازار کسب و کار شما شوند؟
• آیا تولید کنندگان همیشه قادر خواهند بود مواد اولیه و مورد نیاز شما را با قیمتی مناسب برای شما فراهم کنند؟
• آیا پیشرفت در تکنولوژی می تواند بر روند کسب و کار شما تغییراتی  را ایجاد نماید؟
• با تغییر رفتار مشتریان، آیا تاثیرات منفی می تواند بر روی سازمان شما ایجاد شود؟

به صورت کلی، تهدیدها می توانند مواردی مانند رقبای در حال ظهور، تغییر در قانون نظارتی، ریسک های مالی و تقریبا هر چیز دیگری  که می تواند آینده شرکت یا پروژه شما را به خطر بیندازد، تاثیر بگذارد.

فاکتورهای داخلی و خارجی

از آنجا که چهار عنصر موجود در آنالیز SWOT برای همه سازمان ها مشترک است. اما بعضی از سازمان ها و کسب و کارها، این چهار عنصر را به دو گروه داخلی و خارجی تقسیم بندی کرده اند. به طور معمول، نقاط قوت و نقاط ضعف (S and W) به فاکتورهای داخلی توجه داشته اند و بیشتر تحت تاثیر تصمیمات سازمانی و تیم مستقر در شرکت بوده اند. به عنوان مثال، افزایش نرخ ریزش می تواند جز دسته های weakness به حساب آید که بهبود افزایش نرخ ریزش باید تحت کنترل باشد که جز فاکتورهای داخلی می باشد. همانطور که می دانید رقبای نوظهور می توانند در تجزیه و تحلیل swot به عنوان یک تهدید بزرگ به حساب آیند که متاسفانه از دست شما هم کاری ساخته نیست و این مورد می تواند جز فاکتورهای خارجی محسوب شود.

دسته‌بندی چهار عنصر اصلی، به عوامل داخلی و خارجی لزوماً برای موفقیت تجزیه و تحلیل SWOT ضروری نیست ، اما می تواند در تعیین حرکت بعدی شما یا ارزیابی میزان کنترل شما بر روی یک مشکل یا فرصتی خاص مفید باشد.

اکنون که می دانیم هریک از عناصر تجزیه و تحلیل SWOT به چه معنی است ، بیایید نگاهی بیندازیم که چگونه می توانیم آنالیز قوت، ضعف، فرصت و تهدید را به درستی پیاده سازی نماییم.

چطور SWOT Analysis را می توان انجام داد؟

ما در حال حاضر با مفاهیم اولیه و سوالاتی که این ۴ عنصر را تحت پوشش خود قرار میدهد، آشنا شدیم. حالا نوبت به آن رسیده که این مفاهیم را پیاده سازی نماییم. برای آنکه مراحل پیاده سازی را با هم طی کنیم، از مثال زیر استفاده کرده ایم:

فرض کنید که یک رستوران خانوادگی  با یک آدرس مشخص دارید که در منطقه شهری قرار گرفته است.

معرفی چهار ربع از آنالیز SWOT

زمانی که شما آن ها را فراخوانی می کنید، تجزیه و تحلیل SWOT اغلب مانند ماتریکس به چهار ربع تقسیم می شود که هر کدام به تنهایی بیانگر یک عنصر با کارایی خاص هستند. این ارائه دارای چند خاصیت است، مانند اینکه کدام المان ها داخلی و کدام خارجی هستند و حتی طیف گسترده ای از اطلاعات نیز قابل خواندن است. در ادامه، مثال خود را به صورت آنالیز swot مورد بررسی قرار می دهیم:

همانطور که میبینید، این ماتریکس به شما اجازه می دهد که سریع و به آسانی به شناسایی عنصرهای مختلف که در آنالیز وجود دارد، بپردازید.

برای مثال، ما می توانیم ببینیم که موقعیت مکانی عالی، دارا بودن اعتبار و منوی فصلی می تواند جز نقاط قوت برای رستوران به حساب آید و در مقابل آن، ما میتوانیم ببینیم که افزایش رقابت از رستوران های زنجیره ای و افزایش هزینه های مواد اولیه می تواند دو تا از نقاط ضعف باشد که رستوران فرضی ما با آن مواجه شده است.

در ابتدای کار باید نقاط قوت خود را با فرصت ها  مطابقت دهید و سپس، باید تلاش کنید تا تمامی نقاط ضعف به نقاط قوت مبدل شوند. حالا در ادامه، آن ها را مورد بررسی قرار می دهیم.

تقویت نقاط قوت

یکی از بهترین چیزها درباره نقاط قوت، شناسایی آنها است که در مرحله قبل برای آنالیز SWOT آن را انجام داده اید. در مثال بالا، موقعیت رستوران، شهرت و منوی فصلی، جز نقاط قوت به حساب می آمد. این نقاط قوت به ما یادآور می شود که منوی فصلی از جمله چیزهایی است که باید به آن ادامه داد و برای کسب شهرت و اعتبار بیشتر نیز با مردم در ارتباط بود.

منظور از نقاط قوت این است که شما در چه مواردی بسیار عالی هستید که همان مسیر را ادامه دهید و حتی سعی در بهبود آن نمایید. در مرحله بعد باید نقاط ضعف خود را برطرف کنید.

برطرف کردن نقاط ضعف

 برطرف کردن نقاط ضعفی که در آنالیز SWOT، آن را شناسایی کرده اید، بسیار دشوار است و برای عمل کردن به آن باید با خودتان صادق باشید. با مراجعه به مثال بالا متوجه می شوید که برخی از نقاط ضعف، بسیار چالش برانگیز هستند و حتی گاهی اوقات نمی توان آن ها را برطرف نمود. مثلا رقابت با رستوران های زنجیره ای کاری آسانی نیست ولی با تغییر در منو و افزایش شهرت می تواند مقداری از این ضعف را جبران نماید.

استفاده از فرصت ها

با شناسایی فرصت ها به کمک نقاط قوت، شما باید لیستی از اهداف خود را برای رسیدن به موفقیت بیشتر آماده نمایید. در مثال بالا، افزایش اشتهای مصرف کننده برای اشتیاق بیشتر به خوردن و مراجعه به این رستوران، می تواند به عنوان یک فرصت تلقی شود. در این مثال، می توان با سرمایه گذاری بر روی داشته هایی که دیگران ندارند یا با افزایش تکنولوژی، تمامی این فرصت ها را بدست آورد. نکته مهم این است که برای بدست آوردن فرصت ها نباید انگیزه و شور و اشتیاق را از دست داد. یادتان باشد هر کسب و کاری دارای یکسری فرصت ها می باشد که باید بتواند آن ها را شناسایی نماید. حتما در ابتدای کار، یک نقشه مشخص برای پیشرفت و توسعه کار خود آماده نمایید و تمامی فاکتورهای داخلی و خارجی را نیز در آن لحاظ نمایید.

کاهش دادن تهدیدها

پیش بینی ها و کاهش تهدیدها در آنالیز SWOT، از پیدا کردن فرصت ها هم چالش برانگیز تر است، چرا که این تهدیدها جز عوامل بیرونی بوده اند و باید تا جایی که امکان دارد، آسیب های احتمالی را کاهش داد. هر تهدیدی دارای یک واکنشی می باشد و همه تهدیدها دارای یک درمان نیستند، بهتر است که در آنالیز SWOT، بعد از شناسایی تهدیدها، راههای مقابله با آن را پیدا کنید تا بتوانید فرصت ها و نقاط قوت بیشتری برای رسیدن به موفقیت کسب نمایید.

در مثال بالا، تهدیدها همگی چالش برانگیز بودند. برای رقابت با قیمت های رقبای زنجیره ای، رستوران ما ممکن است مجبور شود که برای مقابله با آن ها، حاشیه سود خود را کاهش دهد. نوسانات قیمت و ثابت نبودن اوضاع اقتصادی می تواند تهدیدی برای تجارت و کسب و کار ما باشد. گاهی اوقات امکان دارد که بین فرصت ها و تهدیدها یک همپوشانی بوجود آید. مثلا در آنالیز فوق، محبوبیت مواد اولیه یک فرصت عالی بوده ولی افزایش رقابت یک تهدید است. در این مثال، می توان روابط رستوران را با کشاورزان محلی، تقویت نمود.

امیدوارم این مقاله توانسته باشد، به بخشی از سوالات شما پاسخ داده باشد. لطفا نظرات و انتقادات خود را با ما درمیان بگذارید.