آنالیز SWOT چیست و چطور در یک سازمان اجرا می شود؟

برای پیاده سازی یک کسب و کار موفق، باید به صورت مداوم فرایندها را تجزیه و تحلیل کرد و اطمینان پیدا نمود که عملیات پیاده سازی، برای چنین کسب و کاری، کارآمد و مفید است. با وجود روش های متعددی برای دستیابی به چنین موفقیتی، استفاده از آنالیز سوات (SWOT Analysis) یکی از بهترین آن ها به حساب می آید. تجزیه و تحلیل SWOT، یک فرایند برنامه ریزی بوده که جهت غلبه بر چالش های یک شرکت و مشخص نمودن موارد جدیدی است که باید آن ها را  دنبال نمود.

در واقع هدف  بنیانگذاری از تحلیل سوات، کمک به سازمان ها جهت  آگاهی از عواملی بوده که ممکن است در تصمیم گیری های یک کسب و کار در هر شرایطی دخالت نمایند. آلبرت هامفری در دهه ۱۹۶۰، مطالعات فراوانی به دلیل عدم موفقیت در برنامه ریزی های شرکت  انجام داد و اس،دبلیو،اُ، تی را بنا کرد. امروزه SWOT، به عنوان یک ابزار قدرتمند برای رشد و شروع کسب و کارها، معرفی میشود.

آنالیز SWOT، بر اساس ۴ رکن اصلی انجام می شود که برای تمامی کسب و کارها و حتی تجارت های کوچک و تازه کار هم مفید است. به گفته بونی تیلور( Bonnie Taylor)، غیر ممکن است که سازمانی بدون بررسی اولیه از کسب و کار خود و همچنین بدون در نظر گرفتن عوامل درونی و بیرونی، به ایجاد یک تجارت موفق بپردازد.

آنالیز سوات (SWOT ANALYSIS) چیست؟

تجزیه و تحلیل سوات، یک تکنیک و روشی بوده است  که برای تعیین و تعریف نقاط قوت، نقاط ضعف، فرصت و تهدیدها مورد استفاده قرار میگیرد.

SWOT Analysis، می تواند بر کل یک شرکت یا سازمان یا حتی برای پروژه های فردی در بخشی واحد، اعمال شود. اما نکته مهمی که باید درباره این روش گفته شود این است که برای پی بردن به کارآمد بودن  آنالیز سوات، بهتر است که در سطح یک سازمان استفاده شود تا از آن طریق بتوان تمامی مسیرهایی که باعث رشد و شکست آن تجارت می شود را ارزیابی نمود. با این حال، بسیاری از سازمان ها یا افراد از swot، برای کارهایی چون کمپین بازاریابی آنلاین، پروژه های کوچک و… استفاده می کنند.

حال برای پیاده سازی تحلیل سوات، باید به سوالاتی چون چه کسی، با چه روشی و چه زمانی پاسخ داد که در ادامه به آن ها می پردازیم.

چه کسی باید به تحلیل سوات بپردازد؟

برای پیاده سازی و کسب موفقیت در swot analysis، باید بنیانگذاران و رهبران شرکت در آن دخیل باشند و وظیفه ای نیست که بتوان بر عهده دیگران واگذار نمود، اما این بدان معنا نیست که رهبران شرکت، باید خودشان تمامی کارها را به تنهایی انجام دهند. برای گرفتن بهترین نتیجه، شما باید افرادی را که در جنبه های محختلف در شرکت می توانند به شما کمک نمایند، مانند افرادی که در بخش های فروش، بازاریابی، خدمات به مشتریان و توسعه محصول و غیره را جمع نمایید و همه این افراد باید جایی در شرکت برای موفقیت بیشتر داشته باشند. عموما بسیاری از شرکت های خلاقانه برای پیشرفت رده های داخلی خود و رسیدن به موفقیت  به هنگام اجرای آنالیز سوات، از نظرات و صدای مشتریان هم استفاده می کنند.

اگر از جمله افرادی هستید که تازه یک کسب و کار جدیدی را بنا کرده اید، آنالیز swot می تواند به پیشبرد شما کمک فراوانی نماید. حتما برای شروع کار، از افرادی که در حیطه بازاریابی و فروش، حسابداری و.. اطلاع دارند، استفاده نمایید و از تجربیات آن ها برای دست یافتن به موفقیت استفاده نمایید. مشاغل موجود هم می توانند با استفاده از تجزیه و تحلیل SWOT، نه تنها وضعیت خود را ارزیابی نمایند، بلکه می توانند با استفاده از استراتژی به پیشبرد شرکت کمک کنند. اما نکته ای که باید توجه داشته باشید این است که اوضاع مدام در حال تغییر بوده و هر ۶ ماه یا ۱۲ ماه یکبار، باید این استراتژی تغییر کند. استفاده از swot analysis، برای استارتاپ ها حکم یک سپر را داشته که با آن بتوانند بر همه مشکلات، فائق آیند.

آنالیز swot به چه روشی باید انجام شود؟ 

همانطور که در قسمت قبل توضیح دادیم، شما باید تیمی برای پیاده سازی تجزیه و تحلیل سوات جمع آوری نمایید و برای جلسات روزانه هم نیاز نیست بیشتر از ۱ تا ۲ ساعت وقت بگذارید.  مدیران هر بخش را برای این جلسه انتخاب کنید. تحلیل swot، باید به صورت طوفان مغزی یا همان brainstorming انجام شود و تمامی نظرات چه درست و چه غلط، در این جلسه مطرح شوند. برای رسیدن به موفقیت، بهتر است که نظرات بر روی کاغذهای یادداشت نوشته شود و در جایی که امکان دیده شدن است، چسبانده شود. استفاده از نظرات دیگران، حتی مشتریان، به پیشرفت شرکت و پیاده سازی swot، کمک شایانی نیز می کند. بعد از چسباندن تمامی ایده ها بعد از ۱۰ دقیقه طوفان مغزی، ایده هایی که به یکدیگر نزدیک بوده اند را کنار هم بگذارید و مجددا از افراد بخواهید نظرات دیگری را به این ایده ها اضافه نمایند. بعد از اتمام کار، نوبت به امتیاز دادن به این ایده ها می رسد. بهتر است که برای هر ایده، حداقل ۱۰ رای گردآوری نمایید و برای تشخیص بهترین ایده،  آن ها را روی کاغذهای رنگی بنویسید. بعد از دادن رای، حالا باید اولویت این ایده ها را مشخص نمود. البته لیست نهایی از ایده های برتر، نیاز به تصمیم گیری نهایی برای پیاده سازی دارد که باید خود مدیرعامل، تصمیم نهایی را بگیرد. به هنگام تصمیم گیری درباره بهترین ایده، باید ۴ رکن اصلی در swot analysis، مانند نقاط قوت، نقاط ضعف، فرصت ها و تهدیدها را هم در نظر گرفت.

چه زمانی باید تحلیل swot را اجرا کنیم؟

بهترین زمان استفاده از آنالیز swot، قبل از شروع هر فعالیتی در یک شرکت است. فرقی هم نمی کند که این فعالیت سیاستهای داخلی، ابتکارات جدید و غیره باشد. گاهی اوقات، عاقلانه به نظر می رسد که با استفاده از تجزیه و تحلیل سوات، تمامی زمینه های تجاری خود را بررسی نمایید که همین امر باعث پیشرفت تجارت میتواند باشد. آنالیز کردن می تواند به شما مناطق کلیدی که در سازمان نیاز به بهینه کردن دارد و یا نیاز به تنظیمات مجدد عملیات دارد را  نشان دهد.

با استفاده از swot analysis، می توانید یک تصویر درست از تجارت خود داشته باشید. با استفاده از این آنالیز میتوان تمامی نقاط قوت و ضعف به همراه تهدید ها و فرصت ها را پیدا نمود، فقط برای رسیدن به تمامی آن ها نیاز به زمان و اجرای یک استراتژی درست می باشد. همانطور که در بالا هم اشاره شد، مدیرعامل باید به همراه تیم اجرایی به آنالیز swot شرکت بپردازد. داشتن دانش جمعی و مطرح کردن ایده ها می تواند به این تجزیه و تحلیل کمک نماید.

ویژگی های swot analysis

تجزیه swot، بر چهار رکن اصلی متمرکز بوده و به شرکت ها اجازه می دهد که نیروهای موثر بر استراتژی، اقدام و ابتکار عمل را شناسایی نمایند. کشف عناصر مثبت و منفی می تواند به شرکت ها در پیدا کردن چه بخشی از این طرح  که نیاز به سازماندهی دارد، کمک کند. هنگام تهیه و ایجاد SWOT ANALYSIS، افراد باید یک جدول ۴ ستونه تهیه نمایند تا بتوانند راحت تر آن ها رابا یکدیگر مقایسه نمایند. نقاط قوت و ضعف ها به صورت معمول با فرصت های لیست شده و تهدیدهای کلامی مطابقت ندارد.گرچه آنها باید ارتباط داشته باشند ، زیرا در نهایت با یکدیگر گره خورده اند.

طبق گفته Billy Bauer (مدیرعامل چرم Royce)، تهدیدهای خارجی با ضعف های داخلی می تواند خطرناک ترین و جدی ترین تهدید برای یک شرکت باشد.

بررسی فرایند swot analysis

همانطور که در بالا اشاره شد، swot از ۴ عنصر به نام های Strengths، Weaknesses، Opportunities و Threats تشکیل شده است. اما برای اینکه بدانید معنی هر کدام از رکن ها چه بوده است، با ویکی دمی همراه باشید.

Strengths یا نقاط قوت

اولین عنصر از ماتریس swot، نقاط قوت می باشد. همانطور که خودتان هم حدس زده اید، این عنصر به کارهایی اشاره می کند که شرکت یا پروژه به خوبی در آن عمل کرده است، مانند معروف بودن برند یا تولید محصولی با کیفیت و پر فروش و… حتی این عنصر می تواند به افراد سازمان برگردد مانند رهبری قوی یا تیم مهندسی یا اجرایی فوق العاده.

Weaknesses یا نقاط ضعف

بعد از آشنایی با نقاط قوت خود، حالا نوبت به دانستن نقاط ضعف خود می باشد. مثلا، چه عواملی باعث به عقب افتادن شرکت یا پروژه می شود؟ این عنصر می تواند شامل چالش هایی مانند کمبود افراد ماهر و محدودیت های مالی یا بودجه باشد. این عنصر در swot analysis  همچنان به weaknesses در ارتباط با دیگر شرکت های مرتبط با صنعت شما اشاره دارد.